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省庁が作成した公文書の保存期間について国のガイドラインでは、法律の制定や改正などに関する文書は30年、公共事業の実施に関する文書は、事業の評価が終わってから10年などと定められています。


総務省が、平成26年に公布された25の法律の制定などの際に作成された文書を抽出して管理状況を調べたところ、農林水産省経済産業省、それに厚生労働省が作成した合わせて5つの法律の文書で、本来は30年とすべき保存期間が誤って10年とされていたことがわかりました。
省庁の文書管理の担当者が保存期間を間違えたケースなどがあったということです。


またガイドラインなどでは昭和27年度までに作成された公文書については、国立公文書館などに移管するか適切に保存するよう定められていますが、14省庁に保存されていた137ファイルのうちおよそ4分の1に当たる32のファイルが、ページが破れていたり色があせて文字が読めなくなったりしているなど保存状態が悪いということです。


総務省は、すべての省庁に対し文書を適切に管理するようまた内閣府に対し各省庁の支援を行うよう勧告しました。

総務省の調査の結果について公文書の管理に詳しい東洋大学の早川和宏教授は「公文書は、公務員のものではなく国民の財産であり、もし間違って廃棄されてしまうと過去にさかのぼって政策の検討過程などを明らかにできなくなる支障がある。公務員に任せるのではなく、外部の機関などチェックする体制を作ることが必要だ」と指摘しています。